Software per la gestione delle imprese: Vantaggi e svantaggi dei SaaS

I progressi nello sviluppo di applicazioni informatiche mettono a disposizione delle imprese degli strumenti che semplificano enormemente lo svolgimento del lavoro. Tuttavia, i costi fissi che comportano molte delle moderne soluzioni di software per le compagnie hanno fatto sì che la diffusione dei nuovi strumenti informatici si stiano sviluppando attraverso nuovi canali, diversi dai tradizionali sistemi che venivano acquisiti mediante l’acquisto di un CD con il programma e la licenza. Proprio in questo contesto nasce il SaaS (Software as a Service) o il Software come Servizio.

Il SaaS è un modello di distribuzione di Software che fornisce all’impresa un servizio di mantenimento e supporto e  che inoltre può essere consultato da qualsiasi computer, anche se non si trova nei sistemi della compagnia, giacchè funziona attraverso internet. Questo modello velocizza i tempi di lavoro perchè facilita l’accesso ai dati ed alla loro amministrazione, le attività si gestiscono in maniera centralizzata, permette l’accesso remoto dei clienti alle applicazioni, etc. Inoltre non è necessario comprare una licenza per ottenere il Software perchè  si richiede soltanto il pagamento di un “affitto”.

Esistono diversi SaaSche permettono di realizzare molteplici compiti. Alcuni esempi sarebbero le applicazioni SaaS per la contabilità e la fatturazione, che permettono di fare delle fatture online, le applicazioni SaaS per gestire contenuti, le applicazioni SaaS per la gestione della relazione con i clienti (CRM) o per la gestione delle risorse umane. Altri servono per amministrare i costi sostenuti dall’impresa, con report sulle spese, controllo dei pagamenti in sospeso, saldo e approvazione di richieste di rimborso.

Vantaggi:

• Riduzione dei costi:

L’assenza dei costi di licenza consente di ridurre le spese iniziali di acquisizione. Il fatto che il software sia gestito dal fornitore SaaS rende innecessari i costi di manutenzione e il personale ad essa adibito.

• Aggiornamenti

Con il SaaS tutte le attività di aggiornamento sono eseguite direttamente dal fornitore, quindi non è necessario scaricare ed installare continuamente patch per correggere errori del programma.

Svantaggi

• Vulnerabilità dei dati sensibili dell’impresa, perchè l’impresa IT che gestisce il software potrà consultarli.
• Se il servizio internet non è disponibile a causa del fornitore ciò influenzerà negativamente il lavoro dell’impresa provocando black out.
• Non è stato ancora ben calcolato il vantaggio economico dato dalla differenza dei costi della licenza e del software con i costi dell’abbonamento.

Nonostante tutto, è molto importante fare un buon uso di questo strumento poichè alcuni contratti SaaS, a causa di un utilizzo erroneo, non producono un vantaggio effettivo per l’utente finale. Ciò accade soprattutto nelle grandi imprese. Per questo motivo il SaaS non sta crescendo secondo le aspettative iniziali. Tuttavia esistono metodi e processi che permettono di approfittare pienamente dei vantaggi offerti dal SaaS.

Gli analisti di Gartner (Progetto di ricerca di tecnologie dell’informazione) propongono tre passi per ridurre gli inconvenienti di cui sopra:

1. Determinare quali sono le applicazioni utili per l’impresa e i vantaggi che questi comportano.
2. Creare una politica di sviluppo del SaaS e assicurare che si rispettino le norme.
3. Esaminare i fornitori di SaaS per assicurarsi che forniscano il servizio necessario per l’impresa.

Anche se in Italia c’è ancora molto scetticismo sull’effettiva convenienza dei SaaS, molte imprese stanno adottando questo servizio: lo studio condotto da SafeNet (The Foundation of Information Security) dimostra come il 52% degli utenti stia già utilizzando dei sistemi virtualizzati mentre il 76% sta progettando la virtualizzazione della propria infrastruttura IT.